云南省城镇供水协会公文和档案管理规定
2021-10-15    作者：省水协     单位：省水协    点击：

       为加强和规范协会公文和档案的收集、归档工作，确保协会公文、档案的完整性、准确性和系统性，制定本规定。

       一、协会行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报协会领导网上审核后发布，并负责文件的文号编发、承印等工作。根据协会工作的实际特点，协会对外行文统一为“云水协秘字+年份+文号”。

      二、各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

      三、归档范围

    （一） 外来文件。协会收到的登记管理机关、行业管理等部门的文件；包括政府职能部门发来的与本协会有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

    （二） 协会文件。协会对外发出的公文和上报的资料，包括请示、报告、通知、函、简报等文件；

    （三） 会议材料。包括协会会员大会、理事会、专题会等会议资料。包括理事会工作报告、财务报告、理事会签到表、会议交流材料、会议指南、领导讲话、通讯录等资料；

    （四） 行业培训资料，包括协会组织的行业培训教材、试卷，人员档案等培训资料。

    （五） 协会制作的刊物、政策汇编、供水统计年鉴等报表资料。

    （六） 协会与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

    （七） 协会员工劳动、工资、福利方面的文件材料；

    （八） 协会历史沿革、大事记及反映协会重要活动的剪报、照片、视频等资料；

    （九） 员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

    （十） 财务会计档案资料；

   （十一）  协会所获的各类荣誉证、牌、匾等各种实物档案；

   （十二）  其他具有利用和保存价值的文件资料。

      四、 归档要求

    （一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确、齐全。请示和批复、正文和附件等必须齐全；

    （二） 纸质、电子文件同时归档，并做好电子文件存储设备信息的备份工作；

    （三） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾）必须原件归档，并保持其完好无损；

    （四） 纸质档案按年度、作者及时间分类归档，并编写案卷目录和卷内文件目录；电子文档按年度及作者归档；

    （五） 财务会计档案资料由会计人员整理组卷，凭证按月整理装订成册，账薄、报表在年度终了后的第二年一季度内整理立卷。

      五、保管期限

      永久保存：（1）协会章程；（2）会员大会、理事会资料；（3）财务档案及报表；（6）登记管理机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）其他经核定须永久保存的文书。

      长期保存（15～50年）：（1）外来文件；（2）协会组织的培训、学习资料；（4）其他经核定须保存的文书。

      短期保存（15年以下）：外出学习、培训形成的资料；

      六、管理职责

    （一）负责协会档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导协会档案管理和项目档案管理；

    （二）建立健全协会档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

    （三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管协会的档案和其他资料；

    （四）负责协会档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保协会档案的安全；

    （五）编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

    （六）负责本协会文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

    （七）负责在工作变动时，做好或协助档案移交，并填写档案移交清单。

      七、 档案交接

    （一）员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由协会负责人指定的档案接收人核实无误后签字，协会档案管理人员见证；

    （二）协会档案管理人员工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由协会负责人指定的接收人核实无误后签字，协会档案管理员见证；

    （三）经办协会档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；

    （四）协会档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与协会提交的档案清单核对；

    （五）档案完整、齐全且符合协会要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

    （六）档案管理员按协会档案保管要求整理建档。

       八、档案借阅

    （一）凡需要借阅档案资料的人员，必须按有关规定办理借阅手续；

    （二）协会人员借阅档案资料的，由查阅人提交档案借阅申请，经档案管理员签字后方可借阅；

    （三）外单位人员借阅、复制、摘抄档案资料，须持单位介绍信，说明借阅原因、内容、目的，经协会领导同意后方可借阅；

    （四）查阅人员归还档案时，档案管理员必须详细检查有无丢失、损毁现象。

       九、本规定由云南省城镇供水协会负责解释。

       十、本规定自发布之日起实施。